Quando se fala sobre digitalizar documentos na indústria de alimentos, o foco recai sobre três principais vieses: adaptação às novas demandas; conformidade com normas e regulamentações e aumento de produtividade e segurança.
A ascensão do uso de soluções tecnológicas em processos de qualidade estrutura-se no que prega a metodologia enxuta nas empresas: diminuir retrabalho e eliminar recursos que não estão sendo utilizados. Dessa forma, a possibilidade de acessar todos os documentos em um só lugar é um caminho interessante para eliminar gargalos de processo.
Impedir, por meio da digitalização de documentos, que os colaboradores fiquem confusos sobre o local de armazenamento de um documento, não saibam se o documento em questão está em vigência ou se está obsoleto ou que eles tenham que preencher e acompanhar planilhas de forma manual, é uma ação pensada, sobretudo, para aumento de segurança dos alimentos e conformidade regulatória.
Por que digitalizar os documentos da indústria de alimentos?
A indústria de alimentos que digitaliza seus documentos alcança:
- Aumento de produtividade: ao digitalizar os documentos, a indústria irá se livrar do tempo gasto ao procurar esses registros e ao preencher e gerenciar esses documentos impressos, alterando até o tempo de tomada de decisões.
- Maior segurança: processos digitalizados, quando gerenciados por organizações responsáveis, não se perdem, não estragam e ficam disponíveis de uma forma muito mais acessível, o que colabora para maior segurança regulatória e para os consumidores.
- Conformidade com normas e regulamentações: muitos documentos da indústria de alimentos servem como uma “comprovação” de que a organização está atendendo aos requisitos de uma norma ou regulamentação. Ao digitalizar o documento, é possível padronizar e categorizar de forma que esse processo de conformidade fique bem menos burocrático.
A indústria de alimentos é um dos setores que mais crescem no Brasil. Em 2024, o setor foi responsável por 10,8% do PIB do país, com um faturamento de R$ 1,277 trilhão. Organizações que fazem parte de um setor com essa proporção e com tamanho nível de importância precisam investir tempo e dinheiro em soluções que vão, realmente, fazer a diferença em seu desempenho.
Os principais documentos da indústria de alimentos
A indústria de alimentos produz e mantém uma verdadeira infinidade de documentos – e todos eles podem ser digitalizados e mantidos com segurança. Entretanto, ainda é importante listar os principais para que tenhamos uma maior atenção com as particularidades de cada um deles:
- Procedimentos Operacionais Padrão (POPs): Padronizam os processos. Dessa forma, o processo deve ser muito bem detalhado, visando sempre a qualidade nas entregas.
- Registros de Controle de Qualidade: São os documentos que detalham dados de análises laboratoriais, inspeções e monitoramento de toda a cadeia de produção.
- Planos de Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle (APPCC): Monitoram os riscos potenciais à segurança de alimentos, acompanhando também os planos de ação corretivos e preventivos referentes.
- Fichas Técnicas de produtos: Trazem informações sobre a composição, características e especificações dos produtos.
- Registros de treinamento de funcionários: São os documentos que registram as capacitações dos colaboradores, comprovando que eles estão aptos a desempenhar suas funções conforme as normas estabelecidas.
- Registros de Manutenção de Equipamentos: Acompanham as manutenções preventivas e corretivas, garantindo que os equipamentos da indústria estejam funcionando bem.
- Documentos de rastreabilidade: Documentam o histórico do produto. Ao final, a indústria terá consciência das matérias-primas usadas, das condições do processo e da distribuição, mesmo que o alimento já esteja nas mãos do consumidor final. Isso ajuda muito em casos de recall.
- Outros documentos regulatórios: Além dos documentos citados, a indústria de alimentos precisa guardar registros específicos de conformidade sanitária e regulatória, para apresentar para os órgãos competentes.
Como digitalizar e automatizar POPs, registros e outros documentos
Para digitalizar os documentos da indústria de alimentos, a principal dica é: automatize todo o ciclo de vida de seus documentos. Assim, mais do que ter todos os documentos em formato digital, disponíveis de forma online, a organização terá mais controle dos acessos, da vigência, das aprovações e de outras questões típicas da gestão de documentos.
Acabar com planilhas e documentos físicos, preenchidos manualmente, é uma parte pequena dessa automatização e, sozinha, não garante total rastreabilidade e segurança de arquivos que são super importantes para a organização.
Contar com uma empresa que irá automatizar sua gestão de documentos, garantindo a conformidade com normas e regulações é a dica para sair do básico. Nesse sentido, o processo de digitalização irá conter os seguintes passos:
1 – Planeje a digitalização
O primeiro passo é planejar toda a digitalização. Quando se tem uma quantidade muito alta de documentos, nem sempre é possível (ou necessário) digitalizar todos. Assim, é importante identificar e mapear esses documentos, definir a equipe envolvida e os objetivos esperados.
2 – Defina metas claras
Qual é a intenção da organização ao digitalizar os documentos? A resposta para essa pergunta precisa estar na ponta da língua da organização. Com isso, será possível definir metas e objetivos claros, assim como traçar métricas de acompanhamento.
3 – Escolha ferramentas adequadas
A digitalização dos documentos demandará o uso de softwares e equipamentos. Dessa forma, é importante que a solução atenda às necessidades específicas da indústria, personalizando os controles. Procurar por um software de Gestão da Qualidade que automatize a gestão de documentos é o melhor caminho.
4 – Digitalize, indexe e armazene
Passando a fase de planejamento, chegou o momento de converter os documentos físicos em arquivos digitais. Mais do que a digitalização em si, a organização precisa se preocupar com o indexamento desses documentos e o seu armazenamento, garantindo rastreabilidade, acesso controlado e toda a segurança necessária.
5 – Mapeie o processo
Os documentos, que agora são digitais, não podem ser esquecidos na nuvem – eles precisam ser integrados ao processo da organização. O fluxo de trabalho das equipes precisa considerar essa digitalização e, por isso, o processo terá que passar por algumas mudanças.
6 – Automatize o processo
Garanta que os documentos sejam aprovados e revisados por meio de automações no gerenciamento dos documentos. Novamente, é indicado que o software que faça a digitalização seja o mesmo que vai automatizar os processos, pois ele já vai entender as necessidades específicas da sua organização.
7 – Treine e capacite seus colaboradores
Seus colaboradores precisam passar por treinamento e capacitação para que aprendam a utilizar as novas ferramentas, sendo capazes de seguir os novos procedimentos da organização.
8 – Monitoramento e melhoria contínua
A organização deve avaliar regularmente o desempenho do sistema digital, identificando oportunidades de melhoria e garantindo que os processos passarão por atualizações constantes.
Diretrizes para a digitalização de documentos originais
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) publicou um documento oficial chamado “Diretrizes para a Digitalização de Documentos de Arquivos nos Termos do Decreto N° 10.278/2020”, feito a partir de um decreto que tem como intenção garantir que os documentos digitalizados sejam tão confiáveis quanto os originais.
Este documento traz algumas diretrizes e indicações sobre como digitalizar e manter documentos. Entre elas, estão:
A organização deve possuir:
- Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos (PCDA);
- Tabela de Temporalidade de Documentos Arquivísticos (TTDA);
- Regras de acesso e tratamento de informações sigilosas;
- Sistema informatizado com requisitos arquivísticos;
- Repositório digital confiável (RDC-Arq) para preservar e manter os documentos digitalizados com integridade, autenticidade e acessibilidade.
Os documentos podem ser digitalizados pela instituição produtora, de forma centralizada (UTD) ou descentralizada (PDD), ou podem ser digitalizados fora da instituição produtora (UTDE).
Cada fluxo (UTD, PDD, UTDE) envolve:
- Recebimento e preparação do documento original.
- Digitalização com captura de metadados obrigatórios.
- Validação da imagem digitalizada quanto à qualidade e integridade.
- Composição e assinatura digital qualificada (ICP-Brasil).
- Inserção no sistema informatizado e devolução ou destinação final do original.
Esses cuidados são indispensáveis na hora de digitalizar um documento. São eles que irão legitimar o processo e provar que os documentos são realmente verídicos, assim como os originais, que estão em papel.
Apesar desses cuidados tratarem do processo para digitalização dos documentos, é interessante que a organização os mantenha na criação de documentos que já são digitais desde sua origem, sendo um procedimento estruturado e comunicado em toda a organização.
Como a digitalização de documentos melhora auditorias e certificações?
Entre as normas e órgãos reguladores que a maioria das indústrias alimentícias precisam enfrentar, podemos citar a FSSC 22000, a ISO 22000 e 9001, a BRCGS, IFS Food e as certificações do MAPA e da Anvisa. De forma geral, todas essas diretrizes falam sobre evidências documentadas, não deixando claro a forma como esses documentos devem ser disponibilizados.
Nesse contexto, os documentos impressos se tornam um grande problema, ao invés de ser o caminho para a conformidade. Isso porque provavelmente vai ser muito difícil localizar as versões atualizadas, comprovar a rastreabilidade de ações corretivas, ou demonstrar controles aplicados a lotes de produção. Se a evidência não for clara e padronizada, a indústria pode nem passar nessa auditoria. Por outro lado, com uma gestão documental digital:
- O acesso a registros é imediato;
- Documentos não se perdem ou estragam;
- A rastreabilidade de alterações é clara e automática;
- É possível conceder acessos com diferentes níveis de permissão;
- Existe segurança jurídica na apresentação das evidências.
Na prática, isso diminui o tempo de preparação total para auditorias e faz com que toda a organização se sinta mais segura para o caso de auditorias não anunciadas.
Principais desafios e como superá-los
Pode não parecer, mas a digitalização de documentos na indústria de alimentos é um processo demorado, que exige preparação e esforços. Por isso, é comum que existam barreiras na hora de iniciar esse processo, como:
- Custo de implantação: softwares de automatização completa da gestão de documentos podem ser mais caros.
- Resistência à mudança: a digitalização é uma nova política, uma nova cultura. As equipes acostumadas com planilhas e papel podem rejeitar novas ferramentas no início.
- Falta de estratégia clara: digitalizar sem um plano definido pode fazer com que a organização não atenda os seus objetivos.
Para superar essas barreiras, é preciso:
- Começar com processos críticos: como o controle de qualidade e registros de não conformidade.
- Escolher plataformas flexíveis: que permitam personalizações conforme a realidade da empresa.
- Envolver a liderança e os colaboradores: mostrar os ganhos concretos para cada área envolvida.
- Treinar continuamente: tanto na ferramenta quanto nos novos processos.
Docnix
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